TransPerfect

Operations & IT Support Specialist

ID
2017-9238
Category
Operations
CA-QC-Montreal

Responsibilities

Provide high-level and high-volume support as an Operations & IT Support Specialist to internal employees, clients, vendors, etc. Will also be responsible for performing clerical functions such as preparing correspondence, receiving visitors, arranging conference calls, scheduling meetings, and performing other special projects and duties as needed.

 

  • Responsible for answering all incoming calls from the main phone line from clients, vendors, other Transperfect offices, etc.
  • Responsible for ensuring reception area, kitchen, supply closets, and conference rooms are neat and organized properly
  • Open, sort, separate into groups, and distribute incoming correspondence, including faxes and email
  • Scanning/stuffing invoices to be sent to accounting, preparing reports, memos, letters, financial statements and other documents
  • Read and analyze incoming memos, submissions, and reports to determine their significance and plan their distribution
  • File and retrieve corporate documents, records, and reports
  • Assists with booking travel, arranging client meetings, and other operations tasks as needed
  • Receiving and installing all local PCs and liaising with IT as needed to troubleshoot daily local problems
  • Installing and supporting Windows and Mac based hardware and software (including peripheral devices such as printers and USB devices)
  • Responding to support requests on a daily basis and forwarding requests to headquarters (NYC/Toronto) that he/she is unable to perform
  • Performing analysis, diagnosis and resolution of desktop hardware and software problems for a variety of end users
  • Documenting and maintaining an inventory of all computing equipment including PCs, monitors, printers, scanners, and other peripheral equipment
  • Perform other special projects and duties when required

 

Le spécialiste de soutien des opérations et des TI devra fournir un niveau et un volume élevé de soutien aux employés internes, aux clients, aux fournisseurs, etc. Il devra également exécuter des tâches administratives telles que préparer la correspondance, accueillir les visiteurs, organiser les conférences téléphoniques, planifier les réunions, et participer à d’autres projets spéciaux ou tâches, au besoin.

 

  • Répondre à tous les appels entrants des clients, des fournisseurs, d’autres bureaux de TransPerfect, etc., provenant de la ligne téléphonique principale.
  • Assurer la propreté et l’organisation de la réception, de la cuisine, des placards de fournitures et des salles de conférences.
  • Ouvrir, trier, séparer en groupes et distribuer la correspondance reçue, y compris les télécopies et les courriels.
  • Scanner les factures et les mettre dans des enveloppes pour les envoyer à la comptabilité, préparer des rapports, des mémos, des lettres, des états financiers et d’autres documents.
  • Lire et analyser les mémos, les soumissions et les rapports reçus afin de déterminer leur importance et de les distribuer.
  • Classer et récupérer des documents, des dossiers et des rapports d’entreprise.
  • Aider à réserver les voyages, organiser des réunions avec les clients, et exécuter d’autres tâches opérationnelles, au besoin.
  • Recevoir et installer tous les PC locaux et communiquer avec l’équipe des TI au besoin afin de résoudre les problèmes quotidiens.
  • Installer du matériel et des logiciels Windows et Mac (y compris des périphériques tels que des imprimantes et des périphériques USB).
  • Répondre aux demandes de soutien quotidiennement et transmettre les demandes qu’il ou qu’elle est incapable d’exécuter au siège social (NY/Toronto).
  • Analyser, diagnostiquer et résoudre les problèmes liés au matériel bureautique et aux logiciels pour divers utilisateurs.
  • Documenter et tenir un inventaire de tout le matériel informatique, y compris les PC, les moniteurs, les imprimantes, les scanneurs et les autres périphériques.
  • Exécuter d’autres projets spéciaux et d’autres tâches, au besoin.

Qualifications

  • Minimum Bachelor’s degree
  • Ability to quickly diagnose and fix problems
  • Knowledge of office productivity software such as Microsoft Outlook, Office, etc.
  • Knowledge of Microsoft Windows Desktop Operating Systems (Windows 7 Pro, Windows 8.1 Pro)
  • Knowledge of basic networking and connectivity – DHCP, DNS, Cabling, etc.
  • Knowledge of Virus and Spyware removal techniques
  • Ability to open a computer and replace defective components
  • Excellent phone skills, experience with using phone systems in a high-volume business call environment
  • Knowledge of administrative and clerical procedures and systems
  • Excellent English and French communication (written and verbal) skills
  • Exceptional problem solving and analytical skills
  • Strong interpersonal skills
  • Effective time management
  • Willingness to help with a variety of programs and tasks
  • Well organized and self-motivated
  • Ability to operate in a dynamic, fast-paced environment

Compétences Requises:

 

  • Baccalauréat minimum
  • Capacité à diagnostiquer rapidement les problèmes et à les résoudre.
  • Connaissance des logiciels de bureautique tels que Microsoft Outlook, Office, etc.
  • Connaissance du système d’exploitation Microsoft Windows (Windows 7 Pro, Windows 8.1 Pro).
  • Connaissance de base en réseautage et connectivité – serveur DHCP, système DNS, câblage, etc.
  • Connaissance de techniques de suppression de virus et de logiciels espions.
  • Capacité à ouvrir un ordinateur pour remplacer les pièces défectueuses.
  • Excellentes compétences au téléphone et expérience avec les systèmes téléphoniques dans un milieu d’affaires où le volume d’appels est élevé.
  • Connaissance des procédures et des systèmes administratifs.
  • Excellentes aptitudes de communication en anglais et en français (tant à l’écrit qu’à l’oral).
  • Aptitudes exceptionnelles en matière d’analyse et de résolution de problèmes.
  • Solides habiletés interpersonnelles.
  • Gestion efficace du temps.
  • Disposition à aider avec une variété de tâches et de programmes.
  • Motivé et bien organisé.
  • Capacité à travailler dans un milieu dynamique évoluant rapidement.

Overview

For more than 20 years, TransPerfect has provided comprehensive language and technology solutions to help our clients communicate and conduct business more effectively in a global marketplace. Equipped with a quality management system certified to both the ISO 9001:2015 and ISO 17100:2015 standards, TransPerfect provides a full array of language and business support services, including translation, interpretation, multicultural marketing, website globalization, subtitling, voiceovers, staffing services, e-learning and training, and legal support services. TransPerfect also offers a suite of next-generation technologies that significantly reduce costs and improve consistency throughout the translation process, making TransPerfect the vendor of choice for the world's leading multinationals.

 

With annual revenues of over $550 million, TransPerfect is the world's largest privately held provider of language services and technology solutions. From offices in more than 90 cities on six continents, TransPerfect offers a full range of services in 170+ languages to clients worldwide. With an unparalleled commitment to quality and client service, TransPerfect is fully ISO 9001 and ISO 17100  certified. TransPerfect has global headquarters in New York, with regional headquarters in London and Hong Kong.

 

TransPerfect is an equal opportunity employer.

 

Au sujet de TransPerfect

Depuis 20 ans, TransPerfect fournit des solutions complètes de langue et de technologie pour aider ses clients à communiquer et à transiger plus efficacement dans un marché mondial. Doté d’un système de gestion de la qualité certifié aux normes ISO 9001:2008 et EN 15038:2006, TransPerfect offre la gamme complète des services de soutien linguistique et professionnel, entre autres, la traduction, l’interprétation, le marketing interculturel, la mondialisation de sites Web, le sous-titrage, les voix hors champ, le recrutement de personnel, la formation et l’apprentissage et des services de soutien juridique. TransPerfect offre aussi une suite de technologies de pointe qui réduit considérablement les coûts et améliore l’uniformité dans l’ensemble du processus de traduction, ce qui fait de TransPerfect le fournisseur de choix pour les sociétés multinationales mondiales importantes.

 

Ses recettes annuelles de plus de 550 millions $ font de TransPerfect le plus important fournisseur de services linguistiques et de solutions technologiques privé au monde. Depuis ses bureaux dans plus de 90 villes sur six continents, TransPerfect offre une gamme complète de services dans plus de 170 langues à des clients du monde entier. Son engagement inégalé en ce qui a trait à la qualité et au service à la clientèle fait de TransPerfect une société entièrement certifiée aux normes ISO 9001 et EN 15038. Le siège social mondial de TransPerfect est à New York et elle a des sièges régionaux à Londres et Hong Kong.

 

TransPerfect souscrit au principe d’équité en matière d’emploi.

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